Candidate privacy policy

(inclusi Svizzera, Norvegia e Regno Unito)

Aggiornata il 1° ottobre 2019 al fine di adeguare le leggi applicabili e le entità del Privacy Shield

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1. Introduzione

Edwards Lifesciences Corporation e le sue controllate e collegate, incluse le collegate situate in Europa (collettivamente “Edwards Lifesciences”) rilasciano questa Informativa sulla privacy dei dati per i candidati per l’impiego (“Candidati”) in Europa al fine di descrivere come gestiamo le informazioni personali che riceviamo su di voi. La presente Informativa si estende a tutte le persone che presentano domanda di impiego presso qualsiasi società del gruppo Edwards Lifesciences nello Spazio economico europeo, indipendentemente dal fatto che siate direttamente voi a fornirci le informazioni o che le informazioni forniteci ci giungano da un’agenzia di collocamento indipendente.

Edwards Lifesciences si impegna a rispettare tutti i requisiti applicabili in materia di privacy e protezione dei dati. Rispettiamo i diritti di privacy delle persone e ci impegniamo a gestire le informazioni personali in modo responsabile e in conformità con la legge applicabile, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (Regolamento 2016/679) (“GDPR”), il Data Protection Act 2018 del Regno Unito, il Data Protection Act della Norvegia e la legge federale Svizzera sulla Data Protection (collettivamente, le “Leggi Privacy”). La presente Informativa regola il trattamento delle informazioni personali che raccogliamo e trattiamo su di voi, le finalità del trattamento e i diritti che avete in relazione ad esse. Si noti che ai fini delle Leggi Privacy, il titolare del trattamento dei dati sarà la società del gruppo Edwards Lifesciences che ha pubblicato la posizione lavorativa che state cercando; un elenco di queste società è allegato alla presente Informativa.

In caso di dubbi in merito agli standard applicabili o in caso di commenti o domande su questa Informativa, vi preghiamo di contattarci ai recapiti riportati di seguito.

2. Tipi di informazioni personali che raccogliamo

Tratteremo le informazioni personali sul vostro conto in relazione alla vostra domanda a Edwards Lifesciences.

I tipi di informazioni personali che trattiamo includono, a mero titolo esemplificativo:

• Dati di identificazione – come il vostro nome, fotografia, sesso, data di nascita, razza/origine etnica (al fine di garantire diversità e pari opportunità di lavoro).
• Dati di contatto – come indirizzo, telefono/indirizzo e-mail, dettagli del contatto di emergenza.
• Informazioni di background – come i titoli accademici/qualifiche professionali, istruzione, CV/curriculum vitae, dettagli di precedenti impieghi, lingue, fedine penali e altri controlli indipendenti sul background (ove consentiti e in conformità alla legge applicabile), informazioni ottenute tramite referenze.
• Identificatori nazionali – come ID nazionali/numeri di passaporto, stato di immigrazione, patente di guida, numeri di previdenza sociale.
• Informazioni che avete reso disponibili pubblicamente, come i profili e i post dei social media (ad esempio, Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e simili) (ove autorizzati dalla legge).

In alcune circostanze, potremmo avere la necessità di raccogliere o richiedere, su base volontaria, alcune Informazioni personali sensibili che vi riguardano, laddove siano pertinenti all’impiego per cui fate domanda. Le informazioni personali sensibili includono qualsiasi informazione che rivela la vostra origine razziale o etnica, l’appartenenza sindacale o le informazioni sulla salute (“Informazioni personali sensibili”).

Tratteremo le vostre informazioni personali sensibili solo per scopi legittimi legati alla selezione, ad esempio:

• Informazioni sulla vostra origine razziale/etnica, il sesso, l’appartenenza sindacale e le condizioni di salute/disabilità ai fini di controllo del rispetto delle pari opportunità, per conformità alle leggi anti-discriminazione, agli obblighi di disporre di organi consultivi competenti e di consultare gli stessi (es. comitati aziendali) e per assolvere agli obblighi di rendicontazione governativa (anche se le relazioni preparate da noi in questo contesto non ti identificheranno direttamente); e/o
• Informazioni sulle vostre condizioni fisiche o mentali per comprendere la vostra idoneità fisica per una particolare posizione (se pertinente all’impiego per il quale vi state candidando), per fornire accorgimenti legati all’impiego (ad esempio relativamente a funzioni di lavoro, procedure formali o esami) e/o in relazione a rivendicazioni nei confronti di Edwards Lifesciences o che coinvolgano quest’ultima.

3. Fonti delle informazioni personali

Solitamente le informazioni in nostro possesso che vi riguardano saranno fornite da voi stessi, ma potrebbero esserci situazioni in cui raccogliamo informazioni personali o Informazioni personali sensibili da altre fonti. Ad esempio, potremmo raccogliere:

• Alcune informazioni di background da agenzie di collocamento, istituzioni accademiche o fornitori di formazione e certificazioni incaricati da Edwards Lifesciences.
• Informazioni dai riferimenti forniti.
• Informazioni sulla formazione e lo sviluppo ricevuti da parte di partner di formazione esterni.
• Informazioni sulla vostra salute, se pertinenti all’impiego per cui fate domanda, compresa la vostra idoneità a svolgere il lavoro e/o eventuali accorgimenti che il vostro medico, un altro consulente medico specialista o il nostro consulente medico incaricato potranno valutare.
• Informazioni provenienti da fonti pubbliche disponibili pubblicamente.

4. Finalità per il trattamento delle Informazioni personali

Raccogliamo e trattiamo queste informazioni personali principalmente allo scopo di valutare le vostre qualifiche per la posizione per cui avete fatto domanda.

Gran parte del trattamento per questo scopo viene effettuato utilizzando una piattaforma di selezione ospitata, Workday, che ci aiuta a gestire le attività di selezione. Si noti tuttavia che alcune delle nostre attività di trattamento vengono svolte al di fuori di tali piattaforme HR, in particolare quando un Candidato viene indirizzato a noi tramite un’agenzia di collocamento esterna.

Possiamo anche raccogliere e utilizzare le informazioni personali quando ciò sia necessario per altre finalità legittime, come ad esempio per indagare su violazioni della legge o violazioni delle nostre politiche interne e delle regole applicabili al luogo di lavoro, da parte vostra o di qualsiasi altra persona.

Potremmo inoltre utilizzare le vostre informazioni personali (o le Informazioni personali sensibili, ove appropriato) qualora lo riteniamo necessario per conformarci a leggi e regolamenti, inclusa la raccolta e la divulgazione di informazioni come richiesto dalla legge (ad esempio ai sensi delle leggi fiscali, sulla salute e la sicurezza, anti-discriminazione, su immigrazione/diritto al lavoro e altre leggi sul lavoro), in base ad autorizzazione giudiziaria, o per esercitare o difendere i diritti legali di Edwards Lifesciences.

5. Con chi condividiamo le vostre informazioni personali

Edwards Lifesciences si impegna a consentire l’accesso alle informazioni personali riguardanti i nostri Candidati solo a coloro che richiedono tale accesso per svolgere le proprie funzioni e le proprie mansioni e a terzi che hanno una ragione legittima per accedervi. Ogni volta che consentiamo a una terza parte di accedere alle informazioni personali, adotteremo misure appropriate per garantire che le informazioni siano utilizzate in modo coerente con la presente Informativa e che la riservatezza e l’integrità delle informazioni siano mantenute e richiediamo a detta parte di predisporre e mantenere appropriate misure di sicurezza tecniche e organizzative.

(i)       Trasferimenti ad altre società del gruppo

Condividiamo le vostre informazioni personali con altre società Edwards Lifesciences in tutto il mondo per gestire le attività di selezione e attinenti alle risorse umane, nonché per altre finalità aziendali legittime (quali finalità fiscali e contabili, gestione operativa generale).

(ii)      Trasferimenti ad agenti e fornitori di servizi terzi

Trasferiamo le vostre informazioni personali a terzi ove legalmente necessario per assolvere ai nostri obblighi. Rendiamo inoltre disponibili talune informazioni personali a terze parti che ci prestano determinati servizi. Lo facciamo in base a una “necessità di conoscere” e in conformità con la legge sulla privacy dei dati applicabile.

In alcuni casi ci avvaliamo altresì di fornitori terzi che ci aiutano a gestire il rapporto di lavoro o a svolgere le nostre funzioni aziendali, e alcune delle vostre informazioni personali possono quindi essere trasferite a terze parti per queste finalità.

Ad esempio, le informazioni personali (e, in alcuni casi, le informazioni personali sensibili) saranno condivise con:

• Terze parti che effettuano ricerche su precedenti penali e altri controlli di background (ove consentito e in conformità con la legge applicabile); il nome della società incaricata è disponibile tra le informazioni di contatto fornite di seguito.
• Terze parti che ci coadiuvano nella gestione degli accordi di viaggio nel caso in cui sia necessario viaggiare nell’ambito del processo di selezione e che necessitino delle informazioni personali necessarie per il viaggio (quali nome, indirizzo, paese di cittadinanza, numero di passaporto, dettagli di viaggio, ecc.), ad es. Carlson Wagonlit Travel (CWT).
• Fornitori di software terze parti che facilitano la rendicontazione delle spese e l’elaborazione dei rimborsi spese, nel caso in cui abbiate sostenuto spese rimborsabili durante il processo di selezione.
• Revisori dei conti, consulenti, rappresentanti legali e agenti simili in merito a servizi di consulenza fornitici per perseguire scopi aziendali legittimi e in subordine al divieto contrattuale di fare uso delle Informazioni personali per qualsiasi altro scopo.

(iii)      Altri trasferimenti a terze parti

Potremmo altresì divulgare informazioni personali ad altre terze parti per altri motivi legittimi, tra cui:

• Per ottemperare ai nostri obblighi legali, ivi compresi, ove necessario la legge, un regolamento o un contratto, o per rispondere a un ordine del tribunale, processo amministrativo o giudiziario, o per soddisfare le esigenze di sicurezza nazionale o di applicazione della legge, tra cui, a titolo esemplificativo, un mandato di comparizione o un mandato di perquisizione.
• Con il vostro consenso.
• Se necessario per intentare, esercitare o difendersi da un contenzioso eventuale, incombente o in corso.
• Laddove il trattamento sia necessario per proteggere i vostri interessi vitali o gli interessi di un’altra persona.
• In connessione con la vendita, la cessione o altro trasferimento di tutta o parte della nostra attività.

6. Basi giuridiche per il trattamento delle informazioni personali

Le nostre basi giuridiche per la raccolta e l’uso delle informazioni personali (e ove applicabile, le Informazioni personali sensibili) descritte in questa Informativa dipenderanno dalle informazioni interessate e dal contesto specifico in cui le raccogliamo. Alcune delle basi giuridiche di cui ci avvaliamo sono esposte sopra.

In sintesi, normalmente raccogliamo le vostre informazioni personali solo qualora il trattamento rientri nei nostri legittimi interessi e non prevalga sui vostri diritti di protezione dei dati o i vostri diritti e libertà fondamentali, laddove il trattamento sia necessario per assolvere a un obbligo legale o (in circostanze limitate) laddove disponiamo del vostro consenso a farlo.

In caso di domande o ulteriori informazioni sulla base giuridica in forza della quale raccogliamo e utilizziamo i vostri dati personali, vi invitiamo a contattarci utilizzando i dettagli di contatto forniti di seguito. 

Laddove richiediamo informazioni personali e Informazioni personali sensibili da parte vostra, avete facoltà di non fornircele. Tuttavia, salvo diversamente indicato, le informazioni personali che vi richiediamo sono normalmente necessarie per stipulare il contratto di lavoro con voi o per adempiere ai nostri obblighi legali. Il mancato conferimento può impedirci di gestire efficacemente il nostro rapporto contrattuale con voi (compresi eventuali benefici relativi all’occupazione) e/o il rispetto della legislazione applicabile, il che potrebbe significare che non siamo in grado di far proseguire il vostro impiego.   

7. Trasferimenti transfrontalieri di dati

Edwards Lifesciences è un gruppo mondiale di società con sede a Irvine, in California, negli Stati Uniti. Molte delle nostre funzioni relative alle risorse umane sono gestite centralmente da Edwards Lifesciences, LLC negli Stati Uniti e le vostre informazioni personali possono essere conservate e trattate da Edwards Lifesciences su server ubicati negli Stati Uniti.

In relazione al trasferimento delle vostre informazioni personali negli Stati Uniti, queste società Edwards Lifesciences (così come Harpoon Medical, Inc., CAS Medical Systems, Inc.) aderiscono al quadro normativo del Privacy Shield UE-USA e del Privacy Shield Svizzera-USA.  Ci impegniamo a rispettare i principi del Privacy Shield in materia di Informativa, Scelta, Responsabilità per i trasferimenti successivi, Sicurezza, Integrità dei dati e Limitazione di scopo, Accesso, Ricorso, Esecuzione e Responsabilità. Per ulteriori informazioni sul Privacy Shield e per visualizzare la nostra pagina di certificazione, visitare https://www.privacyshield.gov. Le società Edwards Lifesciences con sede negli Stati Uniti sono soggette alle indagini e ai poteri di esecuzione della Federal Trade Commission statunitense

Poiché Edwards Lifesciences opera a livello globale, potremmo inoltre avere la necessità di trasferire le informazioni personali ad altri paesi non europei in cui operiamo. Per quanto riguarda i trasferimenti interaziendali (così come i trasferimenti alle nostre entità statunitensi), abbiamo stipulato accordi interaziendali che implementano le Clausole contrattuali tipo della Commissione europea, disponibili attraverso il sito web del Commissario  europeo qui.

Come indicato sopra, in alcuni casi è necessario condividere le vostre informazioni personali con terze parti e, in alcuni casi, tali terze parti si trovano negli Stati Uniti o in altri paesi al di fuori dell'Europa.

Le nostre Clausole contrattuali tipo e gli altri meccanismi di cui ci avvaliamo possono essere forniti su richiesta.

8. I vostri diritti sulla privacy

Ai sensi della normativa vigente, potete avere il diritto (i) di richiedere l’accesso e ottenere una copia delle vostre informazioni personali, (ii) richiedere aggiornamenti, rettifiche o cancellazioni, anche se le informazioni personali sono inesatte o non più necessarie in relazione alle finalità per le quali sono state raccolte; (iii) limitare il trattamento delle informazioni personali; (iv) se applicabile, richiedere la portabilità delle vostre informazioni; e (v) in alcuni paesi, per stabilire come le vostre informazioni personali possono essere trattati dopo la vostra morte.

In talune circostanze, potete altresì avere diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali.

Qualsiasi richiesta di questo tipo può essere presentata all’ufficio per la Privacy di privacy@edwards.com.

Se siete preoccupati che i vostri dati siano trattati impropriamente, avete il diritto di presentare un reclamo gratuitamente alla vostra autorità garante per la protezione dei dati europea locale o, per i Membri del personale in Svizzera, all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza. I dettagli di contatto delle Autorità per la protezione dei dati europee sono disponibili qui: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Se il trattamento dei vostri dati personali è basato sul vostro consenso, avete il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. Si noti tuttavia che ciò non influirà sulla legittimità del trattamento avvenuto prima di tale revoca del consenso, né influirà sul trattamento dei dati personali effettuato secondo una base giuridica per il trattamento diversa dal consenso.

9. Periodi di conservazione dei dati

Il principio guida adottato da Edwards Lifesciences è che i vostri dati personali saranno conservati in conformità con le leggi vigenti e mantenuti per il tempo necessario a realizzare le finalità descritte nella presente Informativa o come altrimenti richiesto dagli accordi contrattuali con terze parti, dalla legge o altre politiche di Edwards Lifesciences.

Se siete assunti come dipendenti di Edwards Lifesciences, le informazioni raccolte durante il processo di assunzione saranno trasferite al sistema di gestione delle risorse umane utilizzato per gestire i dipendenti e vi verrà data una Informativa sulla privacy che descrive le nostre pratiche sulla privacy per i dipendenti in Europa.

Se non siete assunti come dipendenti, le vostre informazioni verranno conservate per dodici (12) mesi dalla data in cui la vostra domanda di lavoro viene chiusa.

10. Assunzione di decisioni automatizzate

Edwards Lifesciences non attua processi decisionali automatizzati con i dati dei Candidati.

11. Stato della presente Informativa

La presente Informativa non determina alcun rapporto contrattuale tra Edwards Lifesciences e un Candidato. L’Informativa può essere modificata in qualsiasi momento.

12. Quesiti e dubbi

Potete formulare qualsiasi domanda o dubbio relativamente a questa Informativa e alle nostre pratiche sulla privacy scrivendo ai contatti i cui dettagli sono riportati di seguito.

Come indicato sopra, avete anche il diritto di presentare un reclamo gratuitamente alla vostra autorità garante per la protezione dei dati locale o, per i Candidati in Svizzera, all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza. I dettagli di contatto delle Autorità per la protezione dei dati europee sono disponibili qui: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Collaboreremo con l’Autorità competente nelle indagini e nelle risoluzioni dei reclami relativi alla presente Informativa, incluso il caso in cui il reclamo riguarda la gestione delle vostre informazioni negli Stati Uniti nell’ambito del quadro normativo del Privacy Shield. Ci impegniamo a collaborare e rispettare in buona fede il parere di tali autorità. Se del caso, la vostra Autorità locale può inoltrare la questione al Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti o alla FTC per una ulteriore valutazione. In determinate circostanze avete la facoltà di invocare un arbitrato vincolante in base al Privacy Shield.

Naturalmente apprezziamo l’opportunità di affrontare direttamente eventuali problemi prima che vengano demandati esternamente e vi invitiamo a segnalarceli utilizzando, in prima istanza, i dettagli di contatto riportati di seguito.

13. Informazioni di contatto

Domande, dubbi o richieste relative ai vostri dati, o alla protezione dei dati in generale, possono essere indirizzati all’Ufficio Privacy, Edwards Lifesciences, One Edwards Way, Irvine, CA 92614, (949) 756-4584 o via email a privacy@edwards.com.

Entità di Edwards Lifesciences che impiegano il personale in Europa