Candidate privacy policy

(y compris la Suisse, la Norvège et le Royaume-Uni)

Mise à jour le 1 octobre 2019 pour concernant les lois nationales et les entités soumises au Privacy Shield.

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1. Aperçu

Edwards Lifesciences Corporation et ses filiales et sociétés affiliées, y compris les sociétés affiliées situées en Europe (collectivement, « Edwards Lifesciences ») publient le présent Avis de confidentialité des données pour les candidats à l’emploi (« Candidats ») en Europe pour décrire la façon dont nous traitons les informations personnelles que nous recevons à votre sujet. Le présent Avis s’applique à toutes les personnes qui postulent à un emploi auprès des sociétés du groupe Edwards Lifesciences dans l’Espace économique européen, que vous nous transmettiez directement vos informations ou qu’elles nous soient fournies par un recruteur indépendant.

Edwards Lifesciences s’engage à respecter l’ensemble des exigences en vigueur en matière de protection des données et de respect de la vie privée. Nous respectons les droits à la vie privée des personnes et nous engageons à gérer les informations personnelles de façon responsable et conformément à la loi en vigueur, notamment vis-à-vis du Règlement général sur la protection des données de l’UE (Règlement 2016/679) (« RGPD »), la loi nationale de 2018 sur la protection des données personnelles applicable au Royaume-Uni, la loi nationale sur la protection des données personnelles applicable en Norvège et la loi fédérale sur la protection des données personnelles applicable en Suisse (ensemble (« Lois relatives à la protection des données personnelles »). Le présent Avis présente les informations personnelles que nous collectons et traitons sur vous, les finalités du traitement et les droits que vous avez en lien avec ce traitement. Veuillez noter qu’aux fins du RGPD, le responsable du traitement de vos données sera la société du groupe Edwards Lifesciences qui a publié le poste auquel vous postulez ; une liste de ces sociétés est jointe au présent Avis.

Si vous avez des doutes concernant les normes applicables, ou si vous avez des commentaires ou des questions au sujet du présent Avis, veuillez-nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

2. Les types d’informations personnelles que nous collectons

Nous traiterons les informations personnelles vous concernant dans le cadre de votre candidature chez Edwards Lifesciences.

Les types d’informations personnelles que nous traitons comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• Les données d’identification : comme votre nom, votre photographie, sexe, date de naissance, origine raciale/ethnique (afin d’assurer la diversité et l’égalité des chances en matière d’emploi).Les données d’identification : comme votre nom, votre photographie, sexe, date de naissance, origine raciale/ethnique (afin d’assurer la diversité et l’égalité des chances en matière d’emploi).
• Les coordonnées : comme l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail, les coordonnées des contacts d’urgence.
• Informations sur les antécédents : comme les qualifications académiques/professionnelles, l’éducation, le CV, les informations sur les précédents postes occupés, les compétences linguistiques, les données du casier judiciaire et celles provenant d’autres vérifications indépendantes des antécédents (lorsque la loi en vigueur l’autorise et le prévoit), les informations obtenues par des références.
• Les identifiants nationaux : comme l’identifiant national/le numéro de passeport, le statut d’immigration, le permis de conduire, le numéro de sécurité sociale.
• Les informations que vous avez rendues publiques, comme les profils et les publications sur les réseaux sociaux (par ex. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, etc.)(si la loi l’autorise).

Dans certains cas, il se peut que nous ayons besoin de collecter ou de demander à ce que vous nous fournissiez de façon volontaire, certaines Informations personnelles sensibles vous concernant, lorsque cela est pertinent par rapport au poste auquel vous êtes candidat. Les Informations personnelles sensibles comprennent les informations qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, votre appartenance syndicale ou les informations sur votre santé (« Informations personnelles sensibles »).

Nous traiterons vos Informations personnelles sensibles uniquement à des fins légitimes liées au recrutement, par exemple :

• Les informations sur votre origine raciale/ethnique, votre sexe, votre appartenance syndicale et votre état de santé/invalidité à des fins de suivi de l’égalité des chances, afin de respecter les lois de lutte contre la discrimination, les obligations de mettre en place et de consulter les organes consultatifs pertinents (par exemple, les comités d’entreprise) et les obligations déclaratives vis-à-vis de l’État (bien que les rapports que nous produisons dans ce contexte ne vous identifient pas directement) ; et/ou
• Des informations sur votre état physique ou mental pour comprendre l’aptitude physique concernant un poste particulier (lorsque cela est pertinent pour l’emploi auquel vous postulez), pour prévoir des mesures d’aménagement liées au travail (par exemple pour les fonctions, les procédures formelles ou les examens), et/ou en relation avec des réclamations contre Edwards Lifesciences ou impliquant celui-ci.

3. Sources d’informations personnelles

Généralement, vous serez la source des informations que nous détenons sur vous mais il peut y avoir des situations où nous collectons des informations personnelles ou des Informations personnelles sensibles à partir d’autres sources. Par exemple, il se peut que nous collections :

• Certaines informations sur vos antécédents auprès d’agences de recrutement, d’établissements académiques ou de prestataires de formation et de certification engagés par Edwards Lifesciences.
• Informations provenant des références que vous fournissez.
• Des informations sur votre formation et votre développement auprès de partenaires de formation externes.
• Des informations sur votre santé, lorsque cela est pertinent par rapport au poste auquel vous êtes candidat, y compris votre aptitude à réaliser un travail et/ou les aménagements à envisager, obtenues auprès de votre médecin, d’un autre conseiller médical spécialiste ou de notre expert médical désigné.
• Des informations recueillies auprès de sources publiques comme indiqué ci-dessus.

4. Finalités du traitement des informations personnelles

Nous collectons et traitons ces informations personnelles principalement afin d’évaluer vos qualifications par rapport à l’emploi auquel vous avez postulé.

La majeure partie de ce traitement à cette fin est réalisée via une plateforme de recrutement hébergée, Workday, qui nous aide à administrer les activités de recrutement. Néanmoins, veuillez noter que certaines de nos activités de traitement sont menées hors de ces plateformes RH, en particulier si un candidat nous est recommandé par une agence de recrutement externe.

Nous pouvons également collecter et utiliser des informations personnelles lorsque cela est nécessaire à d’autres fins légitimes, comme pour enquêter sur des violations de la loi ou des infractions à nos règlements internes et règles sur le lieu de travail, qu’elles soient de votre fait ou commises par une autre personne.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles (ou vos Informations personnelles sensibles, le cas échéant) lorsque nous le jugeons nécessaire pour nous conformer aux lois et réglementations, y compris la collecte et la divulgation d’informations requises par la loi (par ex. en matière de fiscalité, de santé et de sécurité, de lutte contre la discrimination, d’immigration / de droit au travail et autres lois relatives à l’emploi), sous autorisation judiciaire, ou pour exercer ou défendre les droits d’Edwards Lifesciences.

5. Les parties avec lesquelles nous partageons vos informations personnelles

Edwards Lifesciences prend soin de donner accès aux informations personnelles de nos candidats uniquement à ceux qui ont besoin d’y accéder pour réaliser leurs tâches et satisfaire à leurs obligations, et aux tiers qui souhaitent y accéder pour réaliser un objectif légitime. À chaque fois que nous permettrons à un tiers d’accéder à des informations personnelles, nous mettrons en œuvre les mesures appropriées pour veiller à ce que les informations soient utilisées d’une manière conforme au présent Avis et que la confidentialité et l’intégrité des informations soient maintenues et nous exigerons d’eux qu’ils aient en place et maintiennent des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

(i)        Transferts aux autres sociétés du groupe

Nous partagerons vos informations personnelles avec d’autres sociétés Edwards Lifesciences à travers le monde afin d’administrer le recrutement, les tâches relatives aux ressources humaines, et à d’autres fins professionnelles légitimes (à des fins fiscales et comptables, pour gérer l’activité d’une façon générale).

(ii)       Transferts à des agents et prestataires de services tiers

Nous transférerons vos informations personnelles à des tiers lorsque la loi nous l’impose, pour nous acquitter de nos obligations. En outre, nous mettons certaines informations personnelles à disposition de tiers qui nous fournissent des services. Nous le faisons vis-à-vis de ceux qui ont « besoin d’en connaître » et conformément à la loi en vigueur en matière de confidentialité des données.

Par ailleurs, dans certains cas, nous sollicitons des prestataires tiers qui nous aident à faciliter la relation d’emploi ou à nous acquitter de tâches professionnelles, et certaines de vos informations personnelles peuvent ainsi être transférées à des tiers à ces fins.

Par exemple, les informations personnelles (et, dans certains cas, des Informations personnelles sensibles) seront partagées avec :

• Les tiers qui effectuent des recherches autour des antécédents criminels et d’autres vérifications d’antécédents (lorsque la loi en vigueur l’autorise et le prévoit) ; le nom de la société concernée est disponible parmi les coordonnées fournies ci-dessous.
• Les tiers qui aident à faciliter les préparatifs de voyage dans l’éventualité où vous devez voyager dans le cadre du processus de recrutement et qui ont besoin d’informations personnelles nécessaires pour voyager (comme le nom, l’adresse, la nationalité, le numéro de passeport, les détails du voyage, etc.), par ex. Carlson Wagonlit Travel (CWT).
• Les fournisseurs de logiciels tiers qui facilitent la déclaration des notes de frais et leur remboursement, au cas où vous engagiez des dépenses remboursables pendant le processus de recrutement.
• Les auditeurs, conseillers, représentants légaux et agents similaires, en relation avec les services de conseil qu’ils nous fournissent à des fins professionnelles légitimes et dont les contrats interdisent qu’ils utilisent les informations personnelles à une quelconque autre fin.

(iii)      Transferts à d’autres tiers

Nous sommes également susceptibles de communiquer des informations personnelles à d’autres tiers sur d’autres bases légales, notamment :

• Pour nous conformer à nos obligations légales, y compris, le cas échéant, pour nous conformer à la loi, à la réglementation ou aux contrats, ou pour répondre à une ordonnance d’un tribunal, à un processus administratif ou judiciaire, ou pour répondre à des demandes de sécurité nationale ou d’application de la loi, y compris, mais sans s’y limiter, une assignation à comparaître ou un mandat de perquisition.
• Avec votre consentement.
• Dans la mesure nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits dans le cadre d’un contentieux potentiel, susceptible de se produire ou réel.
• Lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.
• En lien avec la vente, la cession ou le transfert de tout ou partie de notre activité.

6. Bases juridiques du traitement des informations personnelles

Nos bases juridiques pour le traitement et l’utilisation des informations personnelles (et, le cas échéant, des Informations personnelles sensibles) décrites dans le présent Avis dépendront des informations en question et du contexte particulier dans lequel nous les collectons. Certaines des bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons sont indiquées ci-dessus.

En résumé, nous ne recueillerons normalement des informations personnelles auprès de vous que lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime et n’est pas supplanté par vos intérêts en matière de protection des données ou vos droits et libertés fondamentaux, lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou (dans des circonstances limitées) lorsque nous avons votre consentement à le faire.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires concernant la base légale sur laquelle nous collectons et utilisons vos informations personnelles, veuillez-nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.     

Lorsque nous vous demandons des informations personnelles et des Informations personnelles sensibles, vous pouvez choisir de ne pas nous les communiquer. Toutefois, sauf indication contraire, les informations personnelles que nous vous demandons sont généralement nécessaires pour signer notre contrat de travail avec vous ou pour nous acquitter de nos obligations légales. Si vous ne nous les fournissez pas, cela pourra nous empêcher d’administrer efficacement notre relation contractuelle avec vous (y compris la gestion des prestations d’emploi associées) et/ou de nous conformer à la législation en vigueur, et nous ne serions ainsi plus en mesure de vous employer.   

7. Transferts de données au-delà des frontières

Edwards Lifesciences est un groupe de sociétés mondial qui a son siège à Irvine en Californie, États-Unis. Beaucoup des fonctions relatives aux ressources humaines sont administrées au niveau central par Edwards Lifesciences, LLC aux États-Unis, et vos informations personnelles peuvent être conservées et traitées par Edwards Lifesciences sur des serveurs situés aux États-Unis.

Dans le cadre du transfert de vos informations personnelles aux États-Unis, ces sociétés Edwards Lifesciences (ainsi que Harpoon Medical, Inc., CAS Medical Systems, Inc.) participent aux programmes Privacy Shield UE-États-Unis et Suisse-États-Unis. Nous nous engageons à respecter les Principes de notification, de choix, de responsabilité pour les transferts ultérieurs, de sécurité, d’intégrité des données et de limitation de la finalité, d’accès, de recours, de mise en application et de responsabilité du Privacy Shield. Pour en savoir plus sur le Privacy Shield, et pour consulter notre page relative à la certification, rendez-vous à  l’adresse https://www.privacyshield.gov. Les sociétés Edwards Lifesciences basées aux États-Unis sont soumises aux dispositifs d’enquête et de mise en application de la Federal Trade Commission des États-Unis.

Étant donné qu’Edwards Lifesciences mène son activité au niveau mondial, nous pouvons également avoir besoin de transférer des informations personnelles vers des pays non européens où nous avons notre activité. Concernant ces transferts intersociétés (ainsi que les transferts vers nos entités aux États-Unis), nous avons signé des contrats intersociétés qui mettent en œuvre les Clauses contractuelles types de la Commission européenne, disponibles sur le site internet du Commissaire européen  européen ici.

Comme indiqué ci-dessus, nous avons besoin, dans certains cas, de partager vos informations personnelles avec des tiers et parfois, ces tiers sont situés aux États-Unis ou dans d’autres pays hors d’Europe.

Nos Clauses contractuelles types, et d’autres mécanismes sur lesquelles nous nous appuyons peuvent être mis à disposition sur demande.

8. Vos droits en matière de confidentialité des données

En vertu des lois en vigueur, vous pouvez avoir le droit (i) de demander l’accès et d’obtenir une copie de vos informations personnelles, (ii) de demander des mises à jour, des rectifications ou des effacements, y compris si vos informations personnelles sont inexactes ou ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ; (iii) de restreindre le traitement de vos informations personnelles ; (iv) le cas échéant, de demander la portabilité de vos informations; et (v) dans certains pays, de donner des instructions concernant le traitement de vos données personnelles après votre mort.

Dans certains cas, vous pouvez également avoir le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles.

Toute demande de ce type doit être adressée au bureau de la Confidentialité à l’adresse privacy@edwards.com.

Si vous vous inquiétez du fait que vos données puissent être traitées de façon inadéquate, vous avez le droit de déposer une plainte gratuitement auprès de votre autorité locale de protection des données dans l’UE (APD) ou, pour les Membres du Personnel basés en Suisse, devant le Préposé fédéral suisse à la protection des données et aux informations. Les coordonnées des APD européennes sont consultables ici :

https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos informations personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affectera pas le caractère légal du traitement que nous avons mené avant le retrait de votre consentement, ni le traitement de vos informations personnelles mené légalement autrement que sur la base du consentement.

9. Durées de conservation des données

Le principe directeur adopté par Edwards Lifesciences est que vos informations personnelles seront stockées conformément aux lois en vigueur et conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités décrites dans le présent Avis ou tel que requis autrement par des accords contractuels avec des tiers, la loi ou d’autres politiques d’Edwards Lifesciences.

Si vous êtes embauché en tant qu’employé d’Edwards Lifesciences, les informations recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées au système RH utilisé pour gérer les employés, et vous recevrez un Avis de confidentialité qui décrit nos pratiques en matière de confidentialité pour les employés en Europe.

Si vous n’êtes pas embauché en tant qu’employé, vos informations seront conservées pendant douze (12) mois à compter de la date de clôture de l’offre d’emploi.

10. Prise de décision automatisée

Edwards Lifesciences ne prend pas de décisions automatisées vis-à-vis des données des candidats.

11. Statut du présent Avis

Le présent Avis ne fait pas partie d’une relation contractuelle entre Edwards Lifesciences et un candidat. L’Avis peut être modifié à tout moment.

12. Questions et préoccupations

Vous pouvez nous adresser vos questions ou préoccupations liées au présent Avis et à nos pratiques en matière de respect de la vie privée en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Comme indiqué ci-dessus, vous avez également le droit de déposer une plainte gratuitement auprès de votre autorité de protection des données locale (APD) ou, pour les candidats basés en Suisse, auprès du Préposé suisse fédéral à la protection des données et aux informations. Les coordonnées des APD européennes sont consultables ici :

https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Nous coopérerons avec l’APD compétente dans le cadre d’enquêtes et de résolution de plaintes en lien avec le présent Avis, notamment lorsque votre plainte concerne la gestion de vos informations aux États-Unis conformément aux programmes du Privacy Shield. Nous nous engageons à coopérer avec ces autorités et à nous conformer de bonne foi à leurs conseils. Le cas échéant, votre APD peut également transmettre le dossier au Département du commerce des États-Unis ou à la FTC pour examen. Dans certains cas, vous pourrez invoquer l’arbitrage contraignant au titre du Privacy Shield.

Bien entendu, nous apprécions l’opportunité de traiter toutes les préoccupations directement avant qu’elles ne soient partagées à l’extérieur et nous vous encourageons à les soulever en utilisant les coordonnées ci-dessous dans un premier temps.

13. Coordonnées

Les questions, préoccupations ou demandes liées à vos données ou à la protection des données d’une façon générale, peuvent être adressées au Bureau de la confidentialité à Edwards Lifesciences, One Edwards Way, Irvine, CA 92614, (949) 756-4584 ou par e-mail à privacy@edwards.com.

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