Candidates privacy policy

(inclusief Zwitserland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk)

Bijgewerkt op  1 oktober 2019 om toepasselijke wetten en privacyschild entiteiten bij te werken, en

Download PDF

1. Overzicht

Edwards Lifesciences Corporation en zijn dochterondernemingen en filialen, inclusief filialen gevestigd in Europa (samen “Edwards Lifesciences”) publiceren deze Privacyverklaring voor sollicitanten (“kandidaten”) in Europa om te beschrijven hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die we over u ontvangen. Deze verklaring is van toepassing op alle personen die solliciteren bij een Edwards Lifesciences-groepsmaatschappij in de Europese Economische Ruimte, ongeacht of u uw gegevens rechtstreeks aan ons verstrekt, of dat uw gegevens door een onafhankelijke recruiter aan ons wordt verstrekt.

Edwards Lifesciences zet zich in om te voldoen aan alle toepasselijke gegevensbescherming- en privacyvereisten. We respecteren de privacyrechten van personen en zetten ons in om persoonsgegevens op een verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) (“AVG”), de Data Protection Act 2018 van het Verenigd Koninkrijk, de Data Protection Act van Noorwegen, en de federale wet inzake gegevensbescherming van Zwitserland (gezamenlijk de "Privacywetgeving"), te verwerken. Deze verklaring bevat een beschrijving van de persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken, de doeleinden van de verwerking en de rechten die u in dit verband heeft. Houd er rekening mee dat de groepsmaatschappij van Edward Lifesciences die de functie heeft uitgezet waarop u gesolliciteerd heeft, voor de doeleinden van de Privacywetgeving, de (verwerkings)verantwoordelijke is met betrekking tot de verwerking van uw gegevens. Een lijst van deze bedrijven is als bijlage toegevoegd aan deze verklaring.

Als u twijfelt over de toepasselijke normen, of als u opmerkingen of vragen heeft over deze verklaring, neemt u dan gerust contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder

1. Soorten persoonsgegevens die we verzamelen

We zullen persoonsgegevens over u verwerken in verband met uw sollicitatie bij Edwards Lifesciences.

De soorten persoonsgegevens die we verwerken omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Identificatiegegevens, zoals uw naam, foto, geslacht, geboortedatum en raciale/etnische herkomst (met als doel de diversiteit en gelijke kansen op werk te waarborgen).
• Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres en contactgegevens voor noodgevallen.
• Achtergrondinformatie, zoals academische/professionele kwalificaties, opleiding, CV, gegevens over eerdere functies, talen, gegevens uit strafregisters en andere onafhankelijke achtergrondcontroles (indien toegestaan en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving), en gegevens verkregen via referenties.
• Nationale identificatiegegevens, zoals nationaal identificatiebewijs/paspoortnummer, immigratiestatus, rijbewijs en Burgerservicenummer (BSN).
• Gegevens die u openbaar beschikbaar heeft gemaakt, zoals social media profielen en posts (bijv. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en dergelijke) (voor zover dit wettelijk is toegestaan).

In sommige gevallen moeten we mogelijk, voor zover relevant voor de functie waarvoor u solliciteert, enkele bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens over u verzamelen of opvragen op basis van een vrijwillige bekendmaking. Bijzondere persoonsgegevens omvatten alle gegevens die uw ras of etnische herkomst, lidmaatschap van een vakbond of informatie over uw gezondheid onthullen (“Bijzondere persoonsgegevens”).

We zullen uw Bijzondere persoonsgegevens alleen verwerken voor legitieme aanwervingsgerelateerde doeleinden, bijvoorbeeld:

• Informatie over uw raciale/etnische herkomst, geslacht, lidmaatschap van een vakbond en aandoeningen/handicaps, om toezicht te houden op gelijke kansen, om te voldoen aan antidiscriminatiewetgeving, onze verplichtingen om te overleggen met relevante adviesorganen (bijv. ondernemingsraden), als ook rapportageverplichtingen van de overheid (hoewel rapporten die door ons in deze context worden opgesteld u niet direct zullen identificeren); en/of
• Gegevens over uw fysieke of mentale toestand om inzicht te krijgen in de fysieke geschiktheid voor een bepaalde positie (voor zover relevant voor de functie waarvoor u solliciteert), om werkgerelateerde accommodatie te bieden (bijvoorbeeld voor functies, formele procedures of onderzoeken) en/of in verband met claims tegen of met betrekking tot Edwards Lifesciences.

1. Bronnen van persoonsgegevens

In de meeste gevallen heeft u zelf de gegevens verstrekt die wij over u hebben, maar er kunnen zich situaties voordoen waarin we persoonsgegevens of Bijzondere persoonsgegevens uit andere bronnen verzamelen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld verzamelen:

• Bepaalde achtergrondinformatie van wervingsbureaus, academische instellingen of aanbieders van opleidingen en certificeringen die voor Edwards Lifesciences werken.
• Informatie van referenties die u verstrekt.
• Informatie over uw training en ontwikkeling van externe trainingspartners.
• Informatie over uw gezondheid, voor zover relevant voor de functie waarvoor u solliciteert, waaronder uw geschiktheid om werkzaamheden uit te voeren en/of accomodaties die in overweging worden genomen door uw arts, een andere gespecialiseerde medisch adviseur of onze aangewezen medisch deskundige.
• Informatie uit openbaar beschikbare bronnen zoals hierboven vermeld.

1. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk om uw kwalificaties te beoordelen voor de functie waarvoor u heeft gesolliciteerd.

Een groot deel van de verwerking voor dit doel wordt uitgevoerd met behulp van een gehost wervingsplatform, Workday, dat ons helpt bij het beheren van wervingsactiviteiten. Houd er echter rekening mee dat sommige van onze verwerkingsactiviteiten buiten deze HR-platforms worden uitgevoerd, met name wanneer een kandidaat naar ons wordt doorverwezen via een extern wervingsbureau.

We kunnen ook persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wanneer dit noodzakelijk is voor andere legitieme doeleinden, zoals het onderzoeken van (wettelijke) overtredingen of inbreuken op ons eigen interne beleid en regels op de werkplek door u of een andere persoon.

We kunnen uw persoonsgegevens (of, indien van toepassing, Bijzondere persoonsgegevens) ook gebruiken als wij dat nodig achten om te voldoen aan de wet- en regelgeving, waaronder het verzamelen en bekendmaken van informatie zoals vereist krachtens de wet (bijvoorbeeld voor belasting, gezondheid en veiligheid, antidiscriminatie, immigratie/recht op werk en andere arbeidswetten) onder gerechtelijke toestemming, of om de wettelijke rechten van Edwards Lifesciences uit te oefenen of te verdedigen.

1. Aan wie wij uw persoonsgegevens doorgeven

Edwards Lifesciences zorgt ervoor dat de toegang tot de persoonsgegevens van onze kandidaten slechts wordt verleend aan personen die dergelijke toegang nodig hebben om hun taken en plichten uit te voeren, en derden die een legitiem doel hebben om toegang te krijgen tot deze gegevens. Telkens wanneer we een derde toegang geven tot persoonsgegevens zullen we passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de gegevens worden gebruikt op een wijze die consistent is met deze verklaring en dat de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens worden gehandhaafd en we zullen vereisen dat deze derde partij over de juiste technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen beschikt en deze ook handhaaft.

(i)         Overdrachten naar andere bedrijven van de groep

We zullen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van Edwards Lifesciences over de hele wereld om taken die verband houden met werving en human resources uit te voeren, evenals voor andere legitieme zakelijke doeleinden (zoals belasting- en boekhoudzaken en algemeen bedrijfsbeheer).

(ii)       Overdrachten naar externe vertegenwoordigers en dienstverleners

Wij zullen uw persoonsgegevens aan derden overdragen wanneer dit wettelijk vereist is om onze verplichtingen na te komen. Daarnaast stellen we bepaalde persoonsgegevens beschikbaar aan derden die diensten aan ons verlenen. We doen dit op een “need to know”-basis en in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Daarnaast doen we in sommige gevallen een beroep op externe leveranciers om ons te helpen bij het bevorderen van de arbeidsrelatie of bij het uitvoeren van onze zakelijke functies. Sommige van uw persoonsgegevens kunnen voor deze doeleinden aan derden worden verstrekt.

Persoonsgegevens (en in sommige gevallen Bijzondere persoonsgegevens) worden bijvoorbeeld gedeeld met:

• Derden die zoekacties in strafregisters en andere achtergrondcontroles uitvoeren (indien toegestaan en in overeenstemming met de van toepasselijke wet- en regelgeving). De naam van de desbetreffende onderneming kan geraadpleegd worden in de contactgegevens hieronder.
• Derden die ondersteuning bieden bij het faciliteren van reisarrangementen in het geval u moet reizen als onderdeel van het wervingsproces en die persoonsgegevens nodig hebben voor het reizen (zoals naam, adres, land van staatsburgerschap, paspoortnummer, reisdetails, enz.), bijv. Carlson Wagonlit Travel (CWT).
• Externe softwareleveranciers die onkostendeclaraties en vergoedingsprocessen faciliteren, in het geval dat u tijdens het wervingsproces kosten heeft gemaakt die voor vergoeding in aanmerking komen.
• Accountants, auditors, adviseurs, wettelijke vertegenwoordigers en vergelijkbare tussenpersonen in verband met de adviserende diensten die zij voor legitieme zakelijke doeleinden aan ons leveren, onder 

(iii)      Overdrachten aan andere derden

We kunnen persoonsgegevens ook op andere wettige gronden aan andere derden bekendmaken, waaronder:

• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder waar nodig om te voldoen aan wet- en regelgeving of contractuele verplichtingen, of om te reageren op een gerechtelijk bevel, een administratieve of gerechtelijke procedure, of om te voldoen aan verzoeken inzake nationale veiligheid of verzoeken van rechtshandhavinginstanties, waaronder, maar niet beperkt tot, een dagvaarding of huiszoekingsbevel.
• Met uw toestemming.
• Indien nodig voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen tegen potentiële, dreigende of daadwerkelijke geschillen.
• Waar nodig om de vitale belangen van u of een ander persoon te beschermen.
• In verband met de verkoop, toewijzing of andere overdracht van een deel van of ons gehele bedrijf.

1. Rechtsgrondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens

Onze rechtsgrondslagen voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens (en, indien van toepassing, Bijzondere persoonsgegevens) die in deze verklaring worden beschreven, zijn afhankelijk van de gegevens in kwestie en de specifieke context waarin we die verzamelen. Enkele van de grondslagen waarop we vertrouwen zijn hierboven uiteengezet.

Samengevat: wij zullen in beginsel alleen persoonsgegevens van u verzamelen als de verwerking in onze legitieme belangen is en niet wordt opgeheven door uw gegevensbeschermingsbelangen of fundamentele rechten en vrijheden, wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of (in beperkte gevallen) wanneer we uw toestemming hebben om dit te doen.

Als u vragen heeft of verdere informatie nodig heeft met betrekking tot de rechtsgrondslag waarop we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, kunt u contact met ons opnemen door middel van de contactgegevens die hieronder worden weergegeven.      

Als we persoonsgegevens en Bijzondere persoonsgegevens van u vragen, kunt u ervoor kiezen deze niet aan ons te verstrekken. De persoonsgegevens die we van u vragen zijn echter, tenzij anders aangegeven, normaal gesproken vereist om onze arbeidsovereenkomst met u aan te gaan of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Als u deze informatie niet verstrekt, kan dit verhinderen dat wij op effectieve wijze onze contractuele relatie (inclusief eventuele gerelateerde arbeidsvoorwaarden) met u kunnen beheren en/of de toepasselijke wetgeving kunnen naleven, wat kan betekenen dat wij uw dienstverband niet kunnen voortzetten.

1. International gegevensoverdracht

Edwards Lifesciences is een wereldwijde groep van bedrijven met het hoofdkantoor in Irvine, Californië in de Verenigde Staten. Veel van onze HR-functies worden centraal beheerd door Edwards Lifesciences, LLC in de Verenigde Staten, en uw persoonsgegevens kunnen door Edwards Lifesciences op servers in de VS worden opgeslagen en verwerkt.

Met betrekking tot de overdracht van uw persoonsgegevens naar de VS, nemen deze bedrijven van Edwards Lifesciences (evenals Harpoon Medical, Inc., CAS Medical Systems, Inc.) deel aan het EU-VS- en Zwitserland-VS-privacyschild. We zetten ons in om te voldoen aan de beginselen van de Privacyschild(en) inzake kennisgeving, keuze, verantwoordelijkheid voor verdere overdrachten, beveiliging, gegevensintegriteit en doelbeperking, toegang, beroep, handhaving en aansprakelijkheid. Bezoek https://www.privacyshield.gov  voor meer informatie over het Privacyschild en om onze certificeringspagina te bekijken. De bedrijven van Edwards Lifesciences die gevestigd zijn in de VS zijn onderworpen aan het onderzoek van en de handhaving door de U.S. Federal Trade Commission.

Aangezien Edwards Lifesciences op internationaal niveau opereert, kunnen we mogelijk ook persoonsgegevens overdragen aan andere niet-Europese landen waar we actief zijn. Met betrekking tot deze overdrachten tussen bedrijven (evenals overdrachten naar onze Amerikaanse entiteiten) hebben we overeenkomsten met deze bedrijven afgesloten die de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie implementeren. Deze contractbepalingen zijn hier beschikbaar via de website van de Europees Commissaris.

Zoals hierboven vermeld, moeten we in sommige gevallen uw persoonsgegevens delen met derden en in sommige gevallen bevinden deze derden zich in de Verenigde Staten of in andere landen buiten Europa.

Onze standaard contractbepalingen en de andere mechanismen waarvan wij gebruik maken, kunnen op verzoek worden verstrekt.

1. Uw rechten inzake gegevensbescherming

Als onderdeel van de toepasselijke wet- en regelgeving kunt u het recht hebben om (i) inzage te vragen in en een kopie te verkrijgen van uw persoonsgegevens, (ii) te verzoeken om updates, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, ook als de persoonsgegevens onjuist of niet langer noodzakelijk zijn met betrekking tot de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld; (iii) te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens; (iv) indien van toepassing, te verzoeken om overdraagbaarheid van uw gegevens; en (v) in sommige landen, om te bepalen hoe uw Persoonlijke Data na uw overlijden kunnen worden verwerkt.

In bepaalde omstandigheden kunt u ook het recht hebben om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Een dergelijk verzoek kan worden ingediend bij het Privacy Office via privacy@edwards.com.

Als u zich zorgen maakt dat uw gegevens niet correct worden verwerkt, heeft u het recht om gratis een klacht in te dienen bij uw lokale EU-autoriteit voor gegevensbescherming of, voor werknemers in Zwitserland, bij de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie. De contactgegevens van de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten zijn hier beschikbaar:

https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Als we uw persoonsgegevens hebben verzameld en verwerkt met uw toestemming kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken. Houd er echter rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die we hebben uitgevoerd voorafgaand aan uw intrekking, noch zal het de verwerking van uw persoonsgegevens beïnvloeden die werd uitgevoerd vertrouwend op rechtmatige verwerkingsgronden anders dan toestemming.

1. Duur van gegevensbewaring

Het leidende principe dat door Edwards Lifesciences wordt gehanteerd, is dat uw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving en zo lang als nodig voor de uitvoering van de in deze verklaring beschreven doeleinden, of zoals anderszins vereist op basis van contractuele overeenkomsten met derden, de wet of andere beleidsregels van Edwards Lifesciences.

Als u wordt aangenomen als werknemer van Edwards Lifesciences, wordt de informatie die tijdens het wervingsproces is verzameld, overgedragen aan het HR-systeem dat wordt gebruikt voor het beheer van werknemers, en ontvangt u een privacyverklaring waarin onze privacy procedures voor werknemers in Europa worden beschreven.

Als u niet als werknemer wordt aangenomen, blijft uw informatie twaalf (12) maanden bewaard vanaf de datum waarop de sollicitatieprocedure wordt afgesloten.

1. Geautomatiseerde besluitvorming

Edwards Lifesciences houdt zich niet bezig met geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot gegevens van kandidaten.

1. Status van deze verklaring

Deze verklaring maakt geen deel uit van een contractuele relatie tussen Edwards Lifesciences en een kandidaat. De verklaring kan op elk moment worden gewijzigd.

1. Vragen en zorgen

Eventuele vragen of opmerkingen in verband met deze verklaring en onze privacy praktijken kunt u sturen naar de onderstaande contactgegevens.

Zoals hierboven vermeld, heeft u ook het recht om gratis een klacht in te dienen bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming of, voor kandidaten in Zwitserland, bij de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie. De contactgegevens van de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten zijn hier beschikbaar:

https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

Wij zullen samenwerken met de relevante gegevensbeschermingsautoriteit bij onderzoeken en beslissingen met betrekking tot klachten in verband met deze verklaring, ook wanneer uw klacht betrekking heeft op de behandeling van uw informatie in de VS als onderdeel van het Privacyschild. Wij verbinden ons ertoe samen te werken en te goeder trouw te voldoen aan het advies van deze autoriteiten. In voorkomend geval kan uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit de zaak ook ter overweging doorsturen naar het Amerikaanse ministerie van Handel of de FTC. In bepaalde omstandigheden kunt u zich mogelijk beroepen op de mogelijkheid van bindende arbitrage die door het Privacyschild wordt geboden.

Uiteraard waarderen wij de mogelijkheid om eventuele problemen rechtstreeks te behandelen voordat ze extern worden gedeeld, en wij moedigen u aan om deze problemen in eerste instantie kenbaar te maken aan de hieronder vermelde contactgegevens.

1. Contactgegevens

Vragen, zorgen of verzoeken met betrekking tot uw gegevens of gegevensbescherming in het algemeen kunnen worden gericht aan het Privacykantoor, Edwards Lifesciences, One Edwards Way, Irvine, CA 92614, (949) 756-4584 of per e-mail aan privacy@edwards.com.

Entiteiten van Edwards Lifesciences in Europa die personeel aannemen